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03-订单执行与交期管理

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03 订单执行与交期管理

📌 知识层级说明 🟢 基础必掌握 — 入职前、面试前必须理解 🟡 进阶了解 — 有基础后扩展，理解逻辑即可 🔴 暂缓 — 工作后遇到实际场景再深入

一、从 PR 到 PO 的执行流程 🟢 基础必掌握

PMC/需求部门发起 PR（采购申请）
        ↓ 审批通过
Buyer 审核 PR，匹配 AVL 合格供应商
        ↓
在 ERP 系统中创建 PO（采购订单）
        ↓
PO 发送给供应商（邮件 / ERP 系统 / EDI）
        ↓
供应商确认 PO（Acknowledge）
        ↓
进入跟单阶段（Expediting）
        ↓
供应商发货（+提前发 ASN 预报）
        ↓
货物到厂，完成 GR（收货）

二、PO 的关键字段 🟢 基础必掌握

一张完整的 PO 必须包含：

字段说明
PO 编号唯一识别号，贯穿整个采购生命周期
供应商信息名称、地址、税号、银行账户
物料信息物料编号、规格描述、图号
数量采购数量 + 单位
单价含税/不含税，币种
交货日期要求到厂日期（非发货日期）
交货地点具体收货仓库地址
付款条件Net 60 / 预付比例等
质量要求参考规格书编号 / 检验标准
PO 有效期逾期未执行的处理方式

三、供应商确认 PO（Acknowledge）🟢 基础必掌握

PO 发出后，必须要求供应商在规定时间内（通常 24～48 小时）正式确认：

供应商确认的内容：

  • 数量是否接受（如产能不足可能拒绝全量）
  • 交货日期是否可以达到（可能给出比要求晚的日期）
  • 价格是否无异议

三种回应情况的处理：

供应商回应采购处理方式
全部接受（Accept）PO 正式生效，进入跟单阶段
部分接受（Partial）与 PMC 确认缺口影响，决定是否找备份供应商补足
拒绝 / 无回应催促确认，超时未回则上报，评估启动备份供应商

💡 实战经验：供应商确认看似简单，但”收到 PO 不回复”在中小供应商中极为常见。应建立明确的 SLA（服务水平协议）：要求24小时内必须书面确认，否则视为违约。

四、Expediting（跟单催货）🟢 基础必掌握

Expediting：在 PO 生效到货物到厂期间，主动跟踪供应商的生产和交货进度，提前发现风险并干预。

跟单节奏参考

交货周期建议跟单频率
Lead Time < 2周临近交期前3天确认一次
Lead Time 2～8周每周跟进一次
Lead Time > 8周每2周跟进一次（含里程碑节点：原材料采购→生产启动→完工→发货）
关键/紧急物料每日跟进，要求供应商每日更新进度

跟单核查清单

  • 原材料是否已备齐？
  • 生产是否已按计划启动？
  • 预计完工时间是否与交期一致？
  • 质检是否通过？
  • 包装和出货准备是否就绪？
  • 运输安排是否已确认（承运商/物流单号）？

五、ASN（提前发货通知）🟡 进阶了解

ASN（Advanced Shipment Notification，提前发货通知）：供应商在发货前（通常提前 24～48 小时）向采购方发出的通知，告知即将到货的详细信息。

ASN 包含内容：

  • PO 编号
  • 物料编号、发货数量
  • 发货日期、预计到货日期
  • 物流公司、运单号
  • 包装方式（几箱、几托盘）

ASN 的价值：

  • 仓库可提前安排卸货资源和货位
  • 质检可提前准备检验计划
  • 如果 ASN 数量与 PO 不符，可提前处理分歧，避免到货时混乱

六、交期延误的处理流程 🟢 基础必掌握

延误是采购日常最高频的挑战，处理流程如下：

Step 1：收到延误信号（供应商主动告知 or 跟单发现）
        ↓
Step 2：确认延误程度（延误多少天？影响哪些 PO？影响哪些生产计划？）
        ↓
Step 3：内部通报（立即通知 PMC、生产计划，评估影响）
        ↓
Step 4：与供应商沟通原因和补救方案
          - 是否可以分批发货（先发能交的部分）？
          - 是否可以优先排我们的订单（生产优先级）？
          - 是否需要加班或增加资源？
        ↓
Step 5：若无法及时补救 → 启动备份供应商或现货采购
        ↓
Step 6：延误严重时 → 按合同追究违约责任（违约金通知）
        ↓
Step 7：事后复盘 → 记录在供应商 Scorecard，OTIF 扣分

七、关键术语速查 🟢

术语全称/解释
POPurchase Order，采购订单
PRPurchase Requisition，采购申请
Acknowledge供应商正式回复确认 PO
Expediting跟单催货行为
ASNAdvanced Shipment Notification，提前发货通知
Lead Time从下单到收货的周期（天/周）
OTDOn-Time Delivery，准时交货率（只考虑”准时”，不考虑”完整”，区别于 OTIF）
Split Delivery分批交货，大 PO 分多次到货
Short Shipment短交，实际交货量少于 PO 数量

📚 参考来源

关系图谱